Açık Kapı Politikası

Özellikle yeni yönetici olduğumuzda çalışanlarımıza pozitif bir mesaj vermek için kullandığımız klişe bir cümle vardır; "Kapım size/sana her zaman açık. Ne zaman isterseniz yanıma gelebilirsiniz". İlk bakışta çok güzel bir yaklaşım olarak görünmekle beraber uygun şekilde yönetilmezse başınıza ciddi sıkıntılar da açabilir. O yüzden gelin biraz daha yakından bakalım.

Öncelikle Açık Kapı Politikası nedir ? Açık Kapı Politikası; Organizasyondaki herkesin, herhangi bir zamanda profesyonel konuları görüşmek üzere yöneticiye gelebileceğini bilmesidir. Daha çok çalışanların yöneticiye kesintisiz erişimi ve sorunlarını iletebilmesi üzerine kuruludur. Çalışandan yöneticiye doğru bir yönelim vardır; çalışanın şikayet veya öneriyle gelmesi beklenir.Odak noktası genellikle mevcut sorunları dinlemek, tıkanıklıkları gidermek ve kurumsal işleyişteki aksaklıkları çözmektir. Yöneticinin ilk görevi dinlemektir ve dinlemek her zaman hemen bir eyleme geçmeyi gerektirmez.

Peki yeni bir yönetici olarak bu süreci nasıl yönetmelisiniz ve dikkat etmeniz gereken noktalar nelerdir ?

• Dinlemek ve Harekete Geçmek Arasındaki Fark: En büyük hatalardan biri, her kapı çalındığında hemen bir aksiyon almanız gerektiğini sanmaktır. Sizin ilk göreviniz sadece dinlemektir. Dinlemek, mutlaka her söyleneni yapmak veya sorunu anında çözmek anlamına gelmez; bazen sadece duyulmak çalışanın ihtiyacı olan tek şeydir.

• "Her Zaman" İlkesi ve Sınırlar: Kapınızın "her zaman" açık olması, kişisel hayatınızdan veya odaklanmanız gereken işlerden feragat etmeniz demek değildir. Eğer o an meşgulseniz, çalışana aynı gün içinde bir zaman dilimi ayırmalı ve görüşmeyi o gün bitirmelisiniz.

• Resmiyet ve Kayıt: Profesyonel bir görüşmede "kayıt dışı" (off-the-record) bir konuşma olamaz. Siz şirketi temsil ediyorsunuz; bu yüzden önemli görüşmelerde not almalı ve çalışanınıza "doğru hatırlamak adına not aldığınızı" belirtmelisiniz.

• Komuta Zincirine Saygı: Size gelen bir çalışan eğer kendi müdürünü atlayarak gelmişse, onu genellikle önce kendi yöneticisiyle konuşmaya teşvik etmelisiniz. Açık kapı politikası hiyerarşiyi yıkmak için değil, tıkanıklıkları gidermek için vardır.

Bu hususlara dikkat edilmediği takdirde aşağıda belirtilen riskler ile karşı karşıya kalınabilir.

• Manipülasyon ve "Piyon" Olma Riski: Bazı çalışanlar (başkalarına karşı aşırı hırslı olanlar), yöneticinin açık kapısını onu kendi çıkarları doğrultusunda bir "kukla veya piyon" olarak kullanmak için bir fırsat olarak görebilirler.

• Tek Taraflı Gerçeklik: Çalışanın anlattığı şey tamamen yalan olmasa bile, genellikle gerçeğin sadece kendi versiyonudur. Yönetici, diğer tarafları dinlemeden karar verirse, tarafsızlığını ve nesnelliğini kaybedebilir.

• Verimlilik Kaybı ve Bölünmeler: Kapının "her zaman" fiziksel olarak açık olması, yöneticinin işinin sürekli bölünmesine ve kendi stratejik görevlerini yerine getirememesine neden olur. Bu durum, yöneticilik becerilerini körelten bir reçetedir.

• Anonimlik ve İftira Riski: Çalışanların isim vermeden suçlamalarda bulunması (o dedi, bu dedi durumları), doğrulanması imkansız iddiaların ortaya atılmasına ve çalışma barışının bozulmasına yol açabilir.

Özetle; açık kapı politikası bir "şikayet hattı" veya "dedikodu mekanizması" olarak algılanırsa, yöneticinin kontrolü kaybetmesine ve organizasyonel hiyerarşinin çökmesine neden olabilir.

Açık kapı politikasını bir stetoskop gibi düşünebilirsiniz; yönetici bu araçla organizasyonun kalbini dinler, ancak duyduğu her düzensiz seste hastayı hemen ameliyata almaz; önce teşhisin doğruluğundan emin olması gerekir.